档案数字化的定义

档案数字化是指利用计算机技术，扫描技术，OCR技术，数字摄影（录音和录像）技术，数据库技术，多媒体技术等高新技术将各种载体的档案资源转换为数字档案信息。和存储技术。它是档案信息建设的重要组成部分，以数字化形式存储，以网络形式相互连接，由计算机系统管理，形成档案信息数据库的有序结构，实现资源共享。

档案数字化的主要内容

1.数字化档案目录信息并建立档案目录数据库；

2.承运人文件的数字化，例如纸质文件，缩微文件，照片文件，音频和视频文件等，并建立档案图像数据库或多媒体数据库；

3.收集和建立档案专题信息。

档案数字化的作用

一、为档案信息化建设打下坚实的基础

档案的信息化建设是档案管理发展规划中的一项重要任务，其核心是资源建设。资源建设包括两个任务：第一，建立现有档案的目录数据库，对重要档案和照片，录音和录像进行数字化；第二，电子文件归档和电子文件管理。

二、有利于长期发展，保护原始档案

1.用数字文件替换原始文件以保护原始文件；

2.数字拷贝应存放在不同的地方，并输出缩微胶卷以供永久保存。这样，在发生自然灾害时不会破坏档案，有利于档案的长期发展；

3.恢复档案材料的模糊和褪色的笔迹，并修复染色和损坏的照片档案。

三、改善档案利用方式，提高利用率

1.可以同时以数字形式向多个用户提供文档，以实现资源共享；

2，数字文件可以通过网络传输，可以在不同的地方访问和利用，从而扩大了档案的利用空间；

3.将文件数字化后，可以将打开的文件上传到系统。用户可以随时使用打开的文件来实现文件信息资源的共享。

4.缩短检索时间，大大提高利用效率。

四、节省成本并提高档案管理员的工作效率

通过数字化管理，可以将纸张载体文件转换为机器可读文件，不仅节省了存储成本，而且节省了空间。咨询方便快捷，避免了重复打印材料造成的纸张和人员浪费。经过数字管理后，可以及时归档档案，并可以尽快提供使用服务。

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