如何科学合理地使用档案管理软件，有效提高档案检索效率，充分发挥其最大效益，对档案数据库的建设和使用进行研究尤为重要。

1、存档数据库不应太大或太详细。文件数据库的构建太简陋，容易造成文件信息输入和检索的麻烦，当输入信息和检索文件认为这些数据应该属于哪个数据库时，即使您不记得哪个属于数据库，或检索限制或写下错误的信息数据库并选择错误的文件，但无法检索相应的文件信息，将影响文件输入或检索的效率。

2、文件检索的条件和词数不应太多。众所周知，档案信息的检索一般是基于一个或几个链接关键词来查找，一次输入过多的关键词或条件，将大大降低档案的检索效率。有效的方法是减少关键字的单词数，适当增加搜索条件，使用更多的搜索条件“或”，使用更少的搜索条件“和”，并结合使用来提高文件搜索的查全率和准确率。

3、如果无法检索文件，请尝试跨库检索。跨库检索程序比较繁琐，检索时间长，在文件检索中往往不经常使用。但是由于文件的访问，观看者常常不知道有时会找到一些手头细节的文件来掌握某些信息的含糊不清，例如只知道时间或内容，或者可能只知道诸如负责人之类的信息以及该信息。而且不确定性很大，如果仅在查看器中提供数据库中文件信息的查询，造成很多时间可以错过真实文件中数据库文件的查找情况。因此，当文件查询不可用时，请尝试跨库搜索以提高文件查询的命中率。

4、准确选择档案信息检索项目。检索项目中有很多文件管理软件，例如标题，作者，文件编号，日期，档案，档案时间，附件文档编号，标题等，以使查看者可以访问信息，进行准确的判断和选择一种或多种搜索方式来检索项目组合，或者从访问需求分析中提取出准确的检索项目搜索方式，从而达到检索的目的。

5、输入准确的搜索关键词。文件检索的最重要因素是要掌握关键词，输入相对准确的关键词将大大提高文件检索的查全率和查全率。

6、为档案信息输入人员提供必要的岗前培训。档案信息输入者不仅擅长计算机输入，档案信息输入的准确性直接影响未来档案检索的效率。因此，有必要进行档案信息录入人员的岗前培训，培训内容应至少包括基础知识和基础知识，档案基本单位档案文件，仅基础知识的三个方面，以更好地掌握准确性。归档信息输入，以确保文件检索效率。