传统的照片档案馆将历史记录与摄影材料作为载体，将图像作为反射。新型照片文件是指使用数字图像技术和计算机技术形成的照片文件。它属于电子档案，其形成，传输，存储和使用与计算机等现代技术和设备密不可分。我们通常称为照片档案的是传统的照片档案。它以独特的方式生动直观地反映了发展过程和重要事件，可以真正记录下来并留给后代。

照片档案管理与利用现状

传统的照片档案很容易损坏。环境因素（例如温度和湿度，光线，灰尘和污染的空气）对照片和底片有很大影响。如果未妥善保存照片，图像将被衰减，发霉，泛黄和褪色，并且底片上将出现粘着和发霉的现象。另外，薄膜的固着和洗涤不足，固着剂残留在乳剂层中，也会使薄膜出现各种斑点，不能长期保存。

目前，由于照片档案的数量少，尺寸小，在日常文件管理中其价值不高，并且没有得到适当的保护，摄影师也无法对照片档案形成合理的了解。没有适当的保护，其寿命和完整性将受到影响，其使用价值将受到直接危害。

许多档案管理人员对档案有一个单方面的理解，他们错误地认为档案是书面材料，他们只归档年度文件，而在工作中形成的照片，录音和录像不需要归档和保存。 

照片档案的电子管理

随着电子现代化技术的发展，已经产生了电子照片。它以数字代码的形式记录照片的像素，并以文件单位存储在计算机磁盘或cd-ROM介质中。照片文件存储格式，有BMP位图未压缩格式，也有JPEG，GIF等压缩格式，照片存储为BMP文件格式，图像保真效果好，没有失真，但需要存储空间；它以压缩格式（例如JPEG）存储，但存储空间较小，但是图像的效果可能会有所损失。可以使用专门的软件打开以这些格式存储的照片文件，并将其显示在屏幕上，或者使用打印机进行打印。

1、确保照片档案的完整性和永久性。

传统的照片档案易于损坏且不易于保存。有些照片没有底片，一旦损坏，将无法恢复。在计算机上复制电子照片文件非常容易，并且副本与原始文件完全相同。我们可以制作更多副本进行备份，一旦损坏，我们可以随时恢复电子照片文件。您也可以收集数码照片文件并将其刻录到CD上进行存储。在保存过程中，电子照片的图像效果不会造成任何损失。从理论上讲，它可以无限期保留。

2、建立常规计算机数据库。

应进一步改善档案馆的开发环境，为一张照片建立一个数据库记录。数据库字段可以包括负数，照片文件编号，时间，地点，原因，人物，背景，摄影师，存储时间，机密级别，参考编号，指针等。负数字段记录照相负片的编号；文件编号字段记录传统纸质照片的文件编号。时间，地点，主题，背景和摄影师字段是照片档案的文本描述。我们可以使用该数据库来管理，查询和利用电子照片。

利用专门的照片管理软件对电子照片进行管理。安徽《大档家多媒体档案管理系统》主要应用于各个单位的档案馆（室）,该软件是以建立相册的方式组织和管理电子照片。它提供一系列的功能以帮助音像档案管理人员完成音像档案的收集、归档、利用等全生命周期业务操作。同时为利用者提供多种途径对档案进行访问。在本软件中，转换相册非常容易，检索和利用电子照片也非常方便。

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