纸质档案的数字化概念使用扫描仪或数码相机等数字设备对纸质档案进行数字处理，并将其转换为可以存储在磁带，磁盘，CD和其他载体上并可以识别的数字图像或数字通过计算机文本处理的过程（DAT / 31-2005）。  使用扫描仪和其他设备对纸质档案进行数字化处理，以将它们转换为存储在磁带，磁盘，CD和其他载体上的数字图像，并根据纸质档案的内部连接建立目录。处理数据和数字图像之间的关系。   

纸质文件数字化的意义 

1、确保传统文件的物理安全性

 将文件数字化后，这些文件将用作数字资源（电子目录+扫描的图像）。 主要是，档实体可以移动得少一些或少一些，从而大大减少了对归档实体的各种人为或自然损坏。   

2、提高档案的现代管理水平 

在将档案数字化之前，必须手动搜索纸张目录，并且必须搜索每个卷的档案内容。数字化后，可以使用档案管理软件。通过OCR技术对档案电子目录进行实时搜索，可以实现档案的全文检索，大大提高了档案的召回率。同时，档案数字化还可以带动档案基础工作的完全完成，使档案管理状况得到改善，全面提高档案管理水平。   

3、减轻工作强度并提高工作效率 

将档案数字化后，使用诸如阅读，编辑，研究和举办展览之类的档案实体的作品无需去仓库来筹集档案。退回仓库时不必一一计数文件，这降低了文件管理的强度，避免了防复制材料造成的纸张和人员浪费。对档案进行物理密封后，可以节省大量的档案日常管理，提高了工作效率。同时，由于档案的年代久远，大量的有毒有害粉尘附着在表面上。档案越旧，有毒有害粉尘越多，侧面保护档案管理员的健康。